POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Avant-propos

La présente politique traite de la gestion et de la protection des informations jugées
confidentielles à l’intérieur de Kelly Machinerie inc. Cette politique de confidentialité a
été élaborée pour vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons
et protégeons vos informations personnelles conformément aux lois en vigueur au
Québec et aux meilleures pratiques de l'industrie.
Elle s’applique aux relations entre toutes personnes : hommes ou femmes,
administrateurs, membres du personnel et clientèle, partenaires ainsi qu’à toutes les
autres personnes travaillant ou étant présentes dans les différents locaux de Kelly
Machinerie inc.

Elle poursuit les objectifs suivants :
• Assurer le respect de la vie privée des personnes et la sécurité des informations
personnelles détenues par Groupe Diamantex;
• Se donner des balises concernant les échanges d’informations tant à l’intérieur
qu’à l’extérieur des locaux de l’organisme.
 

Définitions
Discrétion : L’aptitude à garder secrètes les confidences et les informations privées
obtenues en dehors du cadre de travail afin de préserver le respect, l’amitié et la
confiance.
Confidentialité : Le fait de limiter ou d’interdire à d’autres personnes l’accès à des
informations privées obtenues dans l’exercice de ses fonctions.

Engagements de Kelly Machinerie inc.:

Kelly Machinerie inc. s’engagent à :
• Assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements obtenus;
• Mettre en place des mécanismes afin de protéger les informations confidentielles;
• Assurer le traitement confidentiel des plaintes;
• Recueillir seulement les données nécessaires ou utiles;
• Appliquer la politique de confidentialité dans le respect des valeurs de Groupe
Diamantex;
• Agir avec respect et transparence lors de l’application de cette politique et dans
le respect des lois en vigueur.

Normes de discrétion

Toute personne qui, au sein de Kelly Machinerie inc., a des échanges qui ne sont pas liés
à l’exercice de leurs fonctions doit agir avec discrétion.
De ce fait, elle doit:
• Respecter la vie privée des personnes;
• Ne pas divulguer l’information confidentielle obtenue au sein de l’organisme;
• Savoir garder les informations sensibles des personnes qui se confient;
• Agir selon les valeurs de l’organisme.

Normes de confidentialité

Toute personne à l’intérieur de Kelly Machinerie inc., qui obtient des informations
confidentielles dans l’exercice de ses fonctions est tenue de respecter la confidentialité
de ces informations.
Exception est faite dans certains cas, où il est essentiel que les intervenants puissent
échanger certaines informations pour une meilleure intervention. Dans ce cas, les
personnes concernées doivent aussi garder la confidentialité des informations échangées.

Normes

Échange d’information, tenue de dossier et mesures de sécurité
Le conseil d’administration, la direction et les employés ne doivent pas discuter de
dossiers, de personnes ou de décisions propres à Kelly Machinerie inc., avec des
personnes extérieures ou non concernées, sauf si cela est nécessaire pour réaliser une
intervention. Dans une telle situation, ils doivent :

• S’assurer de l’identité de la personne qui demande l’information si celle-ci n’est
pas connue;
• Limiter les échanges d’informations au strict minimum.
• Échanges d’informations au sein de Kelly Machinerie inc.:
• Limiter les échanges d’informations entre intervenants lors de réunion d’équipe
ou dans un endroit sécurisé (ex. : bureau à porte fermée);
• Éviter de discuter des dossiers, des personnes ou des décisions en dehors de ces
moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne
concernée et échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
• S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations
confidentielles ne sont pas entendues par d’autres personnes;
• Règles à respecter concernant la tenue de dossier;
• N’inscrire au dossier que des informations vraies, pertinentes et nécessaires;
• Éviter de noter des commentaires personnels, des réflexions ou perceptions et
s’en tenir aux faits rapportés par la personne concernée ou observés par
l’intervenant lui-même;
• Mesures de sécurité pour limiter l’accès à l’information.

Bureaux

Fermer les portes des bureaux à l’heure du dîner, en fin de journée ou en cas d'absence.
Nul n’est autorisé à entrer dans le bureau d’un autre en son absence et sans son
autorisation.

Classeurs

Fermer les classeurs contenant les dossiers des membres, des clients et des employés
ainsi que ceux contenant des renseignements nominatifs, en dehors des heures de bureau
ou en l’absence de leurs responsables.

Ordinateurs et autres

Verrouiller les écrans d'ordinateur à l'heure du dîner ou en cas d'absence;
Changer le mot de passe (serveur, ordinateur, boîte vocale ou autre) chaque mois.

Procédures de conservation et de destruction des dossiers
confidentiels

Conserver les dossiers fermés en un lieu sûr dans le respect des normes de Kelly
Machinerie inc.
S’assurer que les dossiers fermés sont déchiquetés par un membre du conseil
d’administration assisté par les autres membres dudit conseil ou par quelqu’un d’autre
désigné par le conseil, à la fin de la période de conservation;
Détruire tous autres documents confidentiels de la même manière.

Pour les membres du conseil d’administration

Échanges d’informations à l’extérieur de Kelly Machinerie inc.:

Les membres du Conseil d’Administration ne doivent pas discuter de dossiers, de
personnes ou de décisions propres à Kelly Machinerie inc. avec des personnes extérieures
à l’organisation ou non concernée, sauf si cela est nécessaire pour réaliser une
intervention. Dans une telle situation, ils doivent :

• S’assurer de l’identité de la personne qui demande l’information si celle-ci n’est
pas connue;
• Limiter les échanges d’informations au strict minimum.

Échanges d’informations au sein de Kelly Machinerie inc.:

• Limiter les échanges d’informations sur les dossiers, les personnes ou les décisions
lors des réunions du conseil d’administration, du comité exécutif ou encore dans
les bureaux de la direction à porte fermée;
• Éviter de discuter de personnes, de dossiers ou de décisions en dehors de ces
moments. Si cela est impossible, s’assurer de ne pas identifier la personne
concernée et d’échanger dans un lieu propice à la confidentialité;
• S’assurer que les conversations téléphoniques traitant d’informations
confidentielles ne sont pas entendues par d’autres personnes;
• Réunions et procès-verbaux (conseil d’administration, comité exécutif, assemblée
générale annuelle);
• Les résolutions adoptées en réunion doivent rester confidentielles à Kelly
Machinerie inc. lorsqu’une telle mention se retrouve sur le document.

Modalités d’application

La direction de Kelly Machinerie inc. est responsable de la mise en oeuvre et de
l’application de la politique de confidentialité.
Les administrateurs, la direction et les employés doivent remplir, dès l’entrée en vigueur
de cette politique, un formulaire d’engagement à respecter celle-ci.
En cas de non-respect de la politique de confidentialité par la direction, c’est le conseil
d’administration qui doit intervenir.
Si un administrateur ou un employé a divulgué une information confidentielle, l’autorité
compétente lui impose une sanction conforme aux politiques, règlements de Kelly
Machinerie inc. La sanction peut aller de la réprimande à l’exclusion.

​

Responsable de la protection des renseignements personnels :
Mme Félicia Hallé
administration@kellymachinerie.ca
418-877-3011 poste 38

​

Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023